Co roku jest taki moment, że stajesz przed zadaniem opracowania planu szkoleń. Co roku odpytujesz kierowników czy dyrektorów poszczególnych pionów o ich potrzeby szkoleniowe i nie dostajesz satysfakcjonujących odpowiedzi? Jak zmienić planowanie szkoleń w firmie? Co zrobić, żeby w tym roku było inaczej? Sprawdź!
Plan szkoleń dla pracowników – czy jest potrzebny?
Każde dobrze funkcjonujące przedsiębiorstwo opiera się na odpowiednio przeszkolonej i wykwalifikowanej kadrze pracowniczej. Niestety wiele firm zapomina, że szkolenie pracowników to inwestycja, która przynosi zwrot w postaci zwiększenia konkurencyjności firmy, lepszych kompetencji, dostosowania się do wymogów rynku. Czasy, kiedy pracownicy przychodzili z dyplomem w kieszeni i reszty uczyli się tylko w miejscu pracy bezpowrotnie się skończyły. Dziś mamy do czynienia z nieustającą zmianą i ciągłym przystosowywaniem się do wymogów rynku, w czym szkolenia pełnią ważną rolę.
Świadomość konieczności podnoszenia kwalifikacji pracowników umożliwia rozwój kompetencji w firmie. Pochwalić się nią mogą te firmy, które dbają o rozwój swojej marki i stale dążą do zwiększania wartości firmy. Plan szkoleń dla pracowników, który jest odpowiednio wcześnie przygotowywany i poparty analizami, owocuje nie tylko większą motywacją do pracy wśród załogi, ale także pożądanym wzrostem kompetencji.
Planowanie szkoleń w firmie i jego realizacja to koszt, który warto ponieść. Można go także traktować jak inwestycję, która zwróci się w Twojej firmie w postaci lepszych wyników sprzedażowych. Przeszkoleni pracownicy będę pracować chętniej i z pewnością efektywniej. W takim przypadku koszty, które firma poniesie na szkolenia będą zdecydowanie niższe niż błędy lub niedostosowane działania niewyszkolonej kadry i finansowe tego skutki.
Planowanie szkoleń dla pracowników – od czego zacząć
Planowanie szkolenia rozpoczyna się od przeprowadzenia diagnozy potrzeb szkoleniowych, dla której nie ma jednego, pasującego do wszystkich wzoru, gdyż każda firma jest inna. To zadanie bywa trudne czy nawet skomplikowane, ale z pewnością warte porządnego przygotowania i wykonania. Należy pamiętać, że plan szkoleń powinien być przygotowywany osobno dla działów pracowniczych oraz dla kadry kierowniczej. Każdy z działów może mieć inne potrzeby, podobnie kadra kierownicza wymaga szkoleń z innego zakresu merytorycznego i organizowanych na innym poziomie.
Duże firmy, które chcą mieć kompetentne i dobrze wykwalifikowane zespoły, tworzą specjalne stanowiska pracy dla osób odpowiedzialnych za planowanie szkoleń. Zwykle są to specjaliści działów HR lub dedykowani specjaliści ds. organizacji szkoleń w firmie. W mniejszych firmach odpowiedzialność za organizację szkoleń spoczywa na właścicielu lub dziale pracowniczym. Niemniej jednak we wszystkich przypadkach odpowiedni wybór tematyki kursów i szkoleń powinien przekładać się na wymierny wzrost efektywności w stosunku do ponoszonych kosztów.
Jak zatem zrealizować badanie potrzeb szkoleniowych, tak aby wybrać odpowiednie kursy dla pracowników? Można przygotować badanie, którego techniki i narzędzia dopasowuje się do aktualnej sytuacji w firmie. Mogą nią być nowe realia na rynku, działanie konkurencji czy wprowadzenie do firmy nowych technologii. Jeśli konieczne jest przeszkolenie pracowników w wyniku zmiany strategii lub długoterminowych planów działania, taka analiza potrzeb szkoleniowych wymaga ogromnego zaangażowania. Spróbuj do tego podejść krok po kroku.
Badanie potrzeb szkoleniowych w firmie
Jednym z najprostszych sposobów zdiagnozowania potrzeb szkoleniowych są źródła informacji zgromadzone w firmie w postaci np. okresowej oceny pracownika, dokumentacji wcześniej przeprowadzonych szkoleń, strategii firmy, misji i planów przedsiębiorstwa oraz wprowadzonych lub zaplanowanych do wdrożenia zmian. Ich wynik w najlepszy i szybki sposób przedstawi Ci oczekiwania i zakres potrzeb szkoleniowych. Nie są to jednak wystarczające dane.
Na podstawie wymienionych źródeł informacji możesz przygotować plan wywiadów dla pracowników wraz z przygotowaną ankietą. Możesz też przygotować listę pracowników, którzy będą objęci takimi badaniami ankietowymi. Jeśli jednak Twoja firma nie posiada takich dokumentów, zacznij od stworzenia planu działania. Taki dokument pomoże Ci określić potrzeby szkoleniowe dla przedsiębiorstwa oraz podzielić je według różnych kryteriów.
Potrzeby szkoleniowe w firmie – plan działania
Dobra organizacja szkoleń w firmie powinna mieć w swoim zakresie także szkolenia, które wynikają z przepisów prawa pracy. Harmonogram szkoleń obowiązkowych, które pracodawca musi zapewnić pracownikom, powinien być ściśle przestrzegany. Do takich szkoleń należą m.in. okresowe szkolenia BHP czy te, dotyczące ochrony środowiska. Należy też pamiętać o kursach przygotowujących nowych pracowników do pracy na szczególnie wymagających stanowiskach. Szkolenia obowiązkowe wyznaczą Ci podstawowy zakres, niezbędny w każdej firmie.
Harmonogram szkoleń w firmie powinien też zawierać propozycję szkoleń czy kursów, wynikających ze zgłoszeń kadry kierowniczej czy pracowników. Wynikają one ze zmieniającej się sytuacji rynkowej czy wzrostu konkurencyjności. Warto też założyć budżet dla szkoleń „ad-hoc”, realizowanych w trakcie roku, których tematyka będzie się rodzić na bieżąco. Do harmonogramu warto też dopisać te szkolenia, z realizacji których Twoja firma zrezygnowała wcześniej z różnych względów, takich jak ograniczenia czasowe czy finansowe.
Przeanalizuj też z kadrą kierowniczą zachodzące zmiany w poszczególnych branżach, rozwój technologii, zmianę wykorzystywanych narzędzi. Wybierzcie te obszary, które wymagają dostosowania i przeszkolenia. To ważne tematy, których nie wolno zaniedbywać. Zachęcamy też do śledzenia działań konkurencji i ich komunikatów o prowadzonych szkoleniach. Takie obserwacje pozwolą Wam zobaczyć w czym szkolą się inne firmy i gdzie chcą zyskać przewagę.
Budżet planu szkoleń – o czym warto pamiętać
Jeśli masz już spisane potrzeby szkoleniowe musisz wziąć pod uwagę możliwości finansowe firmy oraz wybrać pracowników, którzy zostaną przeszkoleni. Przygotowanie planu finansowego dla szkoleń bywa kłopotliwe, dlatego też warto zaprosić do współpracy firmę szkoleniową, która będzie w tym procesie aktywnie uczestniczyć.
Jeśli współpracujesz z MCKK możesz z wyprzedzeniem uzyskać od nas propozycję konkretnych szkoleń, dedykowanych dla Twojej firmy. Możesz też uzyskać ofertę cenową na szkolenia i podpisać z nami umowę z realizacją w ciągu najbliższego roku. Taka współpraca nie tylko wprowadzi ład i porządek w kwestii szkoleń, ale pozwoli też na realizację budżetu zgodnie z założeniami.
Rosnące koszty i widoczna obecnie inflacja może Cię nieprzyjemnie zaskoczyć w ciągu roku. Może się bowiem okazać, że przygotowywany przez Ciebie harmonogram szkoleń nie zostanie zrealizowany z uwagi na niedoszacowany budżet. Obecne ceny szkoleń mogą ulec znacznej zmianie w przyszłym roku i Twój plan nie zostanie zrealizowany. Dlatego warto złożyć zamówienia na szkolenia czy podpisać umowy już teraz, nie czekając na podwyżki.
Dobry plan szkoleniowy – jaka jest jego rola?
Po pierwsze plan szkoleniowy powinien kształtować potencjał intelektualny w firmie, czyli zapewniać ciągłe podnoszenie kwalifikacji i umiejętności kadry pracowniczej na wszystkich szczeblach. Działania w tym obszarze mają głównie na celu dokształcanie zatrudnionych pracowników i dopasowywanie ich kompetencji do przyjętych standardów stanowiskowych czy funkcjonalnych. Powinny też zapewniać przewagę konkurencyjną na rynku, tak aby pracownicy mogli skutecznie konkurować z innymi podmiotami.
Drugą ważną rolą planowania szkoleń jest ułatwienie wprowadzania zmian wewnątrz przedsiębiorstwa. Działania w tym obszarze takie jak: onboarding i asymilacja nowych pracowników, przekwalifikowanie pracowników delegowanych na inne stanowiska powinny ułatwić im pracę w nowym środowisku. W przypadku sprawnie działających zespołów ważnym aspektem będzie dostarczanie nowej wiedzy i umiejętności koniecznych do utrzymania konkurencyjności w szybko zmieniającym się środowisku gospodarczo-politycznym (wdrażanie nowych technologii, systemów, wprowadzanie nowych produktów itp.).
Trzecim obszarem, na który szkolenia w firmie będą miały wpływ jest kultura organizacyjna w przedsiębiorstwie. Jeśli dbasz o szkolenia własnej kadry menedżerskiej, to aktywnie wpływasz na ich styl zarządzania. Możesz kreować kierunek rozwoju czy wdrażać nową strategię a dobrze opracowane szkolenia dla firm, pomogą ci w tym procesie. Ponadto sam fakt inwestowania w rozwój pracowników pozytywnie wpływa na ich motywację i zaangażowanie. Plan szkoleń powinien także uwzględniać programy integrowania personelu, propagowania wspólnych korzystnych dla firmy postaw czy wartości. Takie podejście zapewnia wysoki poziom emocji pracowników, dzięki czemu wzrasta poziom lojalności, oddania i zadowolenia z pracy.
Realizacja planu szkoleniowego – harmonogram
Realizacja dobrze przygotowanego planu szkoleń to czysta przyjemność. Jeśli włożyłeś mnóstwo wysiłku i pracy w jego przygotowanie to realizacja nie powinna przysporzyć trudności. Pamiętaj, że organizacja szkoleń wiąże się również z uwzględnieniem podczas ich planowania, dostępności oraz możliwości udziału pracowników. Duża część przedsiębiorstw ustala kilka terminów oraz lokalizacji kursów, tak aby pracownicy mogli wybrać dogodny termin i czas. Pamiętaj też o przygotowaniu listy rezerwowej na wypadek zwolnienia pracownika.
Jeśli Twoja firma ma przygotowany plan i założony budżet warto podpisać wcześniej zlecenia i umowy na jego realizację. Zewnętrzna firma szkoleniowa pomoże ci też w pilnowaniu harmonogramu i informowaniu pracowników o zbliżających terminach szkoleń. Pamiętaj też o pozyskaniu od firmy czy pracownika uczestniczącego w szkoleniu, odpowiedniego zaświadczenia czy certyfikatu. Takie dokumenty przekaż do działu kadr celem umieszczenia ich w teczkach pracowniczych. Warto też chwalić się osiągnięciami pracowników na tym polu na zewnątrz firmy. Szkolenie pracowników bardzo pozytywnie wpływa na wizerunek firmy w mediach.
Ocena efektów szkolenia
Ostatecznie cały proces szkoleniowy oraz wiedza nabyta przez pracownika powinny również podlegać ocenie. Taka weryfikacja najczęściej przeprowadzana jest przez firmę realizującą proces szkoleniowy. Nasza firma wykorzystuje do tego specjalnie opracowane ankiety, które oceniają zarówno proces jak i prowadzącego szkolenie. Warto też, aby ocenę efektywności po szkoleniu przeprowadził bezpośredni przełożony pracownika i zachęcił do dzielenia się nową wiedzą z innymi.
Outsourcing usługi planowania szkoleń.
Jeśli przygotowanie planu szkoleń jest dla Ciebie wyzwaniem lub zwyczajnie nie masz na to czasu, pamiętaj, że możesz nam zlecić jego realizację. Specjalnie dla Twojej firmy przygotujemy propozycje szkoleń, możemy też przygotować stosowne ankiety dla pracowników i opracować plan szkoleń dla Twojej firmy. Zapraszamy do współpracy.